Cosa cambia dal 2026 e prima scadenza il 20 aprile
Dal 1° gennaio 2026 è operativo il nuovo obbligo di collegamento tra POS e registratori telematici (RT), introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 e attuato dal provvedimento Agenzia delle Entrate n. 424470/2025. L’obiettivo è integrare il flusso dei pagamenti elettronici con quello dei corrispettivi, garantendo una maggiore tracciabilità delle transazioni.
Dal 5 marzo scorso è disponibile nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” il servizio online per comunicare l’abbinamento tra strumenti di pagamento elettronico (POS fisici o virtuali) e registratori telematici. Per gli esercenti con POS attivi nel mese di gennaio 2026, la prima scadenza è fissata al 20 aprile 2026.
Chi è obbligato al collegamento POS–RT
Sono tenuti all’adempimento tutti i soggetti obbligati alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi che accettano pagamenti elettronici. Rientrano in questa categoria in particolare:
- commercianti al dettaglio e attività assimilate
- pubblici esercizi (bar, ristoranti, ecc.)
- artigiani e professionisti che emettono documento commerciale e incassano tramite POS
Sono invece esclusi, in linea generale, i soggetti che certificano tutte le operazioni solo tramite fattura o che non sono tenuti alla trasmissione telematica dei corrispettivi. Restano inoltre fuori dall’ambito alcune operazioni specifiche (vending machine, carburanti, ricariche veicoli elettrici, ecc.), fermo restando che se lo stesso POS incassa anche corrispettivi “ordinari”, il dispositivo va comunque collegato.
Scadenze: quando fare il collegamento POS – registratore
Per la fase di avvio sono previste tempistiche differenziate, legate al momento in cui il POS risulta disponibile.
POS attivi a gennaio 2026
Per i POS per i quali nel mese di gennaio 2026 era in vigore un contratto di convenzionamento, il collegamento con i registratori telematici deve essere effettuato entro 45 giorni dall’attivazione del servizio web (5 marzo 2026). Considerando la decorrenza, la prima scadenza utile è lunedì 20 aprile 2026, poiché il 19 aprile cade di domenica.
In questa comunicazione bisogna fotografare la situazione dei POS e dei registratori riferita al mese di gennaio, anche se al momento dell’invio (marzo/aprile) ci fossero stati cambiamenti operativi.
POS attivati dopo il 31 gennaio 2026
Per i POS per i quali il contratto di convenzionamento è stato stipulato dopo il 31 gennaio 2026, l’abbinamento segue una logica “a regime”:
- si potrà effettuare dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità del POS
- e fino all’ultimo giorno lavorativo di quello stesso mese
Le medesime tempistiche valgono anche per comunicare eventuali variazioni dei collegamenti già registrati. La finestra temporale tiene conto dei tempi necessari all’Amministrazione per acquisire dagli acquirer i dati relativi agli strumenti di pagamento.
Come funziona il collegamento POS–registratore sul portale Entrate
Il collegamento non è fisico, ma logico/informatico: non è necessario acquistare nuovi registratori o cambiare POS. L’adempimento consiste nel registrare, tramite il portale dell’Agenzia, l’associazione tra matricola del registratore telematico e identificativi dei POS.
Accesso al servizio “Gestione collegamenti”
Per procedere occorre:
- accedere all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate con SPID, CIE o CNS;
- entrare nel portale “Fatture e Corrispettivi”;
- selezionare il servizio “Gestione collegamenti” (collegamento dispositivi – POS).
Il sistema mostra i registratori telematici censiti in Anagrafe tributaria e i POS intestati al soggetto, sulla base delle informazioni trasmesse dagli operatori finanziari. L’utente deve quindi abbinare ciascun RT ai POS utilizzati presso quel punto vendita.
La procedura operativa varia in base al numero di registratori telematici gestiti dall’esercente.
La comunicazione massiva può essere usata solo per collegare strumenti già presenti a sistema in base ai dati comunicati dagli operatori finanziari; se occorre inserire manualmente un nuovo POS, si deve ricorrere alla procedura puntuale.
Suggerimenti operativi
Per arrivare pronti alla scadenza del 20 aprile 2026 può essere utile, in pratica:
- verificare l’elenco dei POS attivi e dei relativi contratti di convenzionamento
- controllare i registratori telematici censiti per ogni punto vendita
- definire in anticipo quali POS utilizzare con ciascun RT, soprattutto in presenza di più linee di incasso
- valutare l’uso del collegamento massivo per catene o gruppi con molti dispositivi
Per operatori con infrastrutture complesse (franchising, multi–punto vendita, gruppi societari) può essere opportuno strutturare una procedura interna standardizzata e delegare l’adempimento a un intermediario.
Sanzioni e regime transitorio
L’art. 2, comma 6-bis, del D.Lgs. 127/2015 prevede sanzioni amministrative in caso di mancato o tardivo collegamento tra POS e registratori telematici. Tuttavia, il regime transitorio consente di adeguarsi progressivamente, secondo le scadenze sopra indicate, senza incorrere in penalità se il collegamento viene effettuato nei termini previsti dal provvedimento n. 424470/2025.
È importante sottolineare che l’obbligo riguarda esclusivamente la comunicazione del collegamento logico tramite il portale telematico, non l’integrazione tecnica tra i dispositivi, che può avvenire anche in modo autonomo da parte dei fornitori di registratori telematici.
Conclusioni
L’obbligo di collegamento tra POS e registratori telematici rappresenta un ulteriore tassello nella strategia di digitalizzazione e tracciabilità dei pagamenti promossa dall’Agenzia delle Entrate. Per gli esercenti e i professionisti interessati, è fondamentale pianificare per tempo l’adempimento, verificando la corrispondenza tra dispositivi fiscali e strumenti di pagamento elettronico.
Con la prima scadenza del 20 aprile 2026 ormai vicina, è consigliabile accedere quanto prima al servizio “Gestione collegamenti” per familiarizzare con la procedura e procedere tempestivamente alla comunicazione.
